根据外事纪律和国务院《涉外人员守则》,以及国务院侨务办公室《与侨交往十不准》等有关规定,结合我会工作特点,特制定本办法。

一、接待原则

接待工作必须遵循国家总体对外方针和侨务政策,依据基本礼宾常识，热诚为华侨华人、港澳台同胞及捐赠人服务,并相机向客人宣传我会和华文教育。

二、接待对象

我会工作的主要接待对象是海外华侨华人、港澳人士中在政治上有影响、社会上有地位、经济上有实力、学术上有造诣的重点慈善人物,以及他们的主要亲朋等。

三、接待工作要点

接待工作应遵循厉行节约、量力而行、注重实效的原则。活动安排要有针对性,不讲排场,不事铺张,对客人的合理要求尽量予以满足,但又不能有求必应、自作主张。对我会公费邀请的客人、重要的自费客人,视不同情况恰如其分地制定接待规格和作出礼遇安排,具体包括:领导同志会见与宴请,拜访与迎送,陪同参观、访问与业务洽谈,以及安排记者采访与赠送礼品等。接待前应尽可能掌握客人概况,订出接待计划。接待计划应包括客人的简况、政治态度、抵离时间与行程、接待目的与要求、主要活动、工作建议等,报上级审批后,逐项落实。接待过程中,遇有重要情况应及时向部门或秘书处领导反映。接待工作结束,要及时撰写接待工作总结,并将接待的人物情况摘编存档。

四、接待安排

(一)我会公费邀请客人的接待

1.应根据工作需要和可能,统筹安排。

2.如需委托旅行社承办旅游业务,应尽早(一般需提前一周)发出《委托书》。《委托书》内容应有客人中、外文姓名,性别,年龄,护照号码,确切抵离时间和航班,行程安排和接待要求等。《委托书》和旅行社的《接待通知》发出后,一般不得改变;如遇特殊情况,需要改变接待计划,必须经秘书处领导同意。

3.如需请上级领导会见客人,应事先通过秘书与领导同志沟通,取得初步同意,并尽可能于一周前行文,写明被会见客人的简况、政治态度、会见目的、希望安排的会见日期等,报办领导审批。获允后应注意主动和秘书处联系,与领导同志秘书确定最终的会见时间、地点,并提前报送供领导同志参考的《谈话要点》及陪见人员名单。整个会见活动要定人、定岗,分工负责。我会秘书处领导要亲自落实。如领导要求汇报情况的,会见前还应安排向领导同志汇报客人的简况、接待中的情况和客人的要求。

(二）自费重点客人的接待

1.鉴于接待来访自费重点客人是经常性工作,应予充分重视。但对其具体的旅游安排除个别特殊情况外,我会均不予承担,由客人径与国内旅行社联系承办。

2.如需请上级领导会见、宴请,参照对公费客人的规定报批。

3.重要自费客人或团组,我会可酌情派员陪同活动(费用一般由我会自理),并于客人入境前尽早通知“接团社”作出相应的安排。但总的原则应从严掌握。

4.对少数确有影响的自费客人,可考虑派员赴机场迎送,或去下榻饭店拜访。

(三)接待工作中应注意的其他事项

1.参与接待人员必须严格执行国务院颁发的《涉外人员守则》,做到忠于祖国、忠于人民、坚决贯彻党和国家的方针政策;坚持内外有别,保守国家秘密;忠于职守,尽职尽责;廉洁奉公,严禁索贿受贿;不得私自索要和接受礼品。

2.注意仪表整洁,着装要朴素、庄重;举止大方、不卑不亢。

3.宴请的形式和规格,应在规定的预算标准内安排。重要宴请均应按礼宾顺序排定席位(摆放座位卡),也可只排出部分客人的席位,其他人员只排桌次或自由入桌。工作人员要提早到现场检查准备情况。

4.重要宴请,应事先为领导人准备讲话稿供参考。宾主是否讲话,陪同人员需事先协调好。司仪要在宴请前准确介绍双方主要人员的姓名和身份。

本办法经2020年7月21日四届一次理事会议修订。